Checklist de l'office manager : commander un traiteur sans rien oublier (J-7 à J+1)

Commander un traiteur sans rien oublier demande 9 étapes, de J-7 à J+1, et 15 questions à trancher : effectif présent, régimes, accès, heure de livraison, matériel, facturation, bon de commande et contact sur place. Cette checklist suit le calendrier réel d'une commande, avec les délais de L'Écrin Traiteur (devis sous 24 h, commande jusqu'à la veille 14h), un modèle de mail à copier et les erreurs à éviter.

Que faire de J-7 à J+1 pour commander un traiteur ?

Une commande bien tenue se déroule en neuf étapes datées, la demande de devis partant à J-5 au plus tard pour laisser les 24 h de réponse, la validation et la confirmation de l'effectif avant la veille 14h.

1. J-7 : cadrer le besoin. Fixez la date, l'heure de début, le lieu, le nombre de personnes présentes et le budget HT par personne.
2. J-6 : relever les régimes et les contraintes. Demandez régimes et allergies aux participants. Toute la carte est halal et sans porc par défaut.
3. J-5 : envoyer la demande de devis. Utilisez le modèle de mail plus bas. Le devis revient sous 24 h.
4. J-4 : valider le devis et le bon de commande. Vérifiez effectif, prix HT, livraison de 29 € HT et adresse de facturation.
5. J-3 : transmettre les informations d'accès. Adresse exacte, étage, badge ou interphone, ascenseur, quai, contact sur place avec son mobile.
6. J-2 : confirmer l'effectif final. Un préavis de 48 h est recommandé à partir de 50 personnes ou avec plusieurs sites.
7. J-1 avant 14h : faire le dernier ajustement. Passé 14h, appelez l'atelier plutôt que d'écrire. Préparez la table et la zone d'installation.
8. J : réceptionner la livraison. Une personne présente à l'heure, contrôle des quantités et des régimes, installation avant l'arrivée des participants.
9. J+1 : clôturer. Contrôlez la facture, notez ce qui a manqué ou été en trop, organisez la reprise du matériel réutilisable.

Quelles sont les 15 questions à se poser avant de commander ?

Quinze questions couvrent l'effectif, les régimes, l'accès, le matériel et la facturation : les huit premières sont pour vous, les sept suivantes pour le traiteur. Répondez-y par écrit avant la demande de devis.

1. Combien de personnes seront réellement présentes ? Un plateau repas par personne présente, sans marge ; 10 % de marge seulement sur les viennoiseries.
2. À quelle heure précise la livraison doit-elle arriver ? Demandez 30 minutes avant l'arrivée des participants.
3. Quel est le moment : petit-déjeuner, pause, déjeuner ou cocktail ? Un déjeuner du jeudi se commande le mercredi avant 14h.
4. Quel budget HT par personne ? Voir le tableau des repères plus bas.
5. Quels régimes et quelles allergies ? Végétarien, vegan, sans gluten, avec le nombre de convives par régime.
6. Quel est l'accès exact ? Adresse, étage, badge ou interphone, ascenseur, quai de livraison, heures d'ouverture de l'accueil.
7. Qui réceptionne ? Un nom, un mobile joignable à l'heure de livraison, et un suppléant.
8. Où installe-t-on ? Une table, un espace, une prise pour le café si besoin.
9. Le matériel est-il compris ? Demandez vaisselle, couverts et serviettes : la livraison n'inclut ni l'installation ni la reprise du matériel.
10. Que coûte la livraison, et dans quelle zone ? 29 € HT à Paris et communes proches, autres zones sur devis, minimum de commande 50 € HT.
11. Quelles boissons sont comprises ? Le Classique comprend jus et café ; l'eau et les thermos se chiffrent à part.
12. Quelle date limite pour commander ? La veille 14h, avec un préavis de 48 h recommandé à partir de 50 personnes.
13. Jusqu'à quand l'effectif peut-il bouger ? Demandez la date limite de modification avant de signer.
14. Quelles informations de facturation faut-il ? Raison sociale, adresse de facturation, TVA, service payeur.
15. Un bon de commande est-il accepté, et où s'écrit son numéro ? Oui, et il s'écrit dans la demande de devis.

Quels délais et règles chiffrées faut-il connaître ?

Sept règles chiffrées cadrent le calendrier d'une commande chez L'Écrin Traiteur : le devis sous 24 h, la commande jusqu'à la veille 14h, la livraison du lundi au vendredi dès 6h30, un minimum de 50 € HT, une livraison à 29 € HT.

Règle	Valeur	Ce que cela change pour votre calendrier
Devis	Sous 24 h	Envoyez la demande à J-5 au plus tard
Commande	Jusqu'à la veille 14h	Pour un jeudi, commandez le mercredi avant 14h
Préavis recommandé	48 h, à partir de 50 personnes ou plusieurs sites	Confirmez le mardi pour un jeudi
Livraison	Lundi au vendredi, dès 6h30	Pas de livraison le week-end
Minimum de commande	50 € HT	Atteint dès 7 personnes en petit-déjeuner Classique
Frais de livraison	29 € HT à Paris et communes proches	Autres zones sur devis
Récupération de matériel	19 € HT en plus de la livraison	À demander dès le devis

Quel budget par personne annoncer dans la demande de devis ?

Annoncez un budget HT par personne : 8 € pour un petit-déjeuner Classique, dès 6 € pour une pause gourmande, de 28,90 à 30,90 € pour un plateau repas, de 29,90 à 51,90 € pour un cocktail, auxquels s'ajoutent 29 € HT de livraison par commande.

Format	Prix HT par personne	Exemple pour 20 personnes, livraison comprise
Petit-déjeuner Classique	8 €	160 + 29 = 189 € HT
Pause gourmande	dès 6 €	120 + 29 = 149 € HT
Plateaux repas	28,90 à 30,90 €	578 à 618 + 29 = 607 à 647 € HT
Cocktail L'Invitation (8 pièces)	29,90 €	598 + 29 = 627 € HT
Cocktail La Réception (12 pièces)	40,90 €	818 + 29 = 847 € HT
Cocktail La Célébration (16 pièces)	51,90 €	1 038 + 29 = 1 067 € HT

Les formules détaillées sont sur les pages petits-déjeuners, pauses gourmandes, plateaux repas et cocktails. Pour comparer les prix du marché, voir le budget traiteur d'entreprise à Paris.

Quel modèle de mail pour demander un devis à un traiteur ?

Un mail de demande de devis tient en huit lignes : date, adresse, effectif, régimes, prestation, budget, facturation, contact. Copiez ce modèle et remplacez les crochets.

Quelles erreurs éviter quand on commande un traiteur ?

• Demander le devis la veille de la réunion. Le devis demande jusqu'à 24 h et la commande se clôt à 14h la veille : visez J-5.
• Compter les inscrits plutôt que les présents. Confirmez l'effectif à J-2.
• Oublier l'accès. Badge, interphone ou quai non communiqués : le livreur attend à la porte.
• Ne pas désigner de contact joignable sur place. Un nom, un mobile, un suppléant.
• Découvrir les régimes le jour même. Relevez-les à J-6 avec un nombre par régime.
• Oublier le numéro de bon de commande. Il ralentit le règlement de la facture ; indiquez-le dès la demande.
• Livrer à l'heure de début. Demandez la livraison 30 minutes avant.
• Supposer que l'installation est comprise. La livraison n'inclut ni l'installation ni la reprise du matériel.

La checklist se combine avec le calendrier de l'office manager 2026-2027 pour anticiper les temps forts, et avec le guide combien de plateaux repas commander pour les quantités. Pour un pot de départ, voir organiser un pot de départ : budget et quantités.

Questions fréquentes sur la commande d'un traiteur d'entreprise

Pour appliquer cette checklist à votre prochaine réunion, demandez votre devis avec les huit informations du modèle de mail : réponse sous 24 h, facturation entreprise avec TVA et bon de commande accepté. Tarifs L'Écrin Traiteur, octobre 2026.