Modèles d'invitation pour un pot, un petit-déjeuner ou un afterwork : 8 mails à copier
8 modèles d'invitation à copier : pot de départ, retraite, bienvenue, petit-déjeuner, fin d'année, afterwork, vœux, client. Objet et corps du mail.
Une invitation efficace tient en cinq informations : l'occasion, le jour et l'heure, le lieu précis, la date limite de réponse et un contact. Voici 8 modèles de mails prêts à copier, avec objet et variables entre crochets, du pot de départ au petit-déjeuner client.
Quelles informations mettre dans une invitation à un pot ou à un petit-déjeuner ?
Mettez toujours cinq informations : le motif dans l'objet, le jour avec l'heure de début et de fin, le lieu précis, la date limite de réponse avec les régimes alimentaires, et un contact. Sans date limite, pas d'effectif fiable : la commande se passe jusqu'à la veille 14h.
| Information | Ce qu'il faut écrire | Exemple |
|---|---|---|
| L'occasion | Le motif, dans l'objet du mail | Pot de départ de [Prénom] |
| Le moment | Jour, heure de début, heure de fin | [jour] de [heure] à [heure] |
| Le lieu | Salle, étage, bâtiment | Salle [nom], [étage] |
| La réponse | Date limite et régime alimentaire | Avant le [date], avec votre régime |
| Le contact | Un nom et un moyen de joindre | [Prénom], poste [numéro] |
Quel modèle d'invitation pour un pot de départ ?
Utilisez ce modèle quand un collègue quitte l'équipe pour un autre poste ou une autre entreprise. Il tient en cinq lignes, fixe une date limite de réponse et recueille les régimes alimentaires dans le même mail, ce qui évite un second message de relance.
Objet : Pot de départ de [Prénom], le [jour] à [heure]
Bonjour à tous,
[Prénom] quitte [le service ou l'entreprise] le [date]. Nous nous retrouvons le [jour] de [heure] à [heure], en [lieu précis], pour le remercier et lui souhaiter une bonne continuation.
Merci de confirmer votre présence avant le [date limite], en précisant un éventuel régime alimentaire (végétarien, sans gluten, allergie).
Pour le cadeau commun, rapprochez-vous de [référent] avant le [date].
Cordialement,
[Prénom, fonction]
Quel modèle d'invitation pour un pot de départ en retraite ?
Choisissez ce modèle pour un départ en retraite : le moment est plus long, les invités plus nombreux (anciens collègues, autres services) et les discours font partie du programme. Indiquez leur heure et ouvrez la cagnotte dans le même mail.
Objet : Départ en retraite de [Prénom] : rendez-vous le [jour] à [heure]
Bonjour à tous,
Après [nombre] années passées [au sein de l'entreprise], [Prénom] part en retraite le [date]. Nous organisons un moment convivial le [jour] à [heure], en [lieu précis], autour d'un buffet. Les prises de parole débuteront à [heure].
Merci de répondre avant le [date limite], avec votre régime alimentaire éventuel.
Une cagnotte est ouverte pour le cadeau commun : [lien ou référent], clôture le [date].
Cordialement,
[Prénom, fonction]
Quel modèle d'invitation pour un pot de bienvenue ?
Ce modèle accueille une nouvelle recrue autour d'un petit-déjeuner ou d'un café. Il ne demande de réponse que pour les régimes alimentaires : l'objectif est que toute l'équipe passe dire bonjour, sans engagement ni liste d'émargement, pendant la durée du petit-déjeuner.
Objet : Bienvenue à [Prénom], qui rejoint [l'équipe] le [jour]
Bonjour à tous,
[Prénom] rejoint [l'équipe] le [date] en tant que [fonction]. Venez lui souhaiter la bienvenue le [jour] à [heure], en [lieu précis] : un petit-déjeuner livré par un traiteur nous attend, de [heure] à [heure].
Aucune réponse n'est nécessaire. Si vous avez un régime alimentaire particulier, écrivez-moi avant le [date].
À très vite,
[Prénom]
Quel exemple d'invitation à un petit-déjeuner d'entreprise ?
Utilisez ce modèle pour un petit-déjeuner d'équipe ou une journée de rentrée. Annoncez l'heure de début et la durée, 30 à 45 minutes en général, pour que chacun cale son agenda, et nommez le petit-déjeuner livré par un traiteur sans détailler le menu.
Objet : Petit-déjeuner d'équipe le [jour] à [heure], en [lieu]
Bonjour à tous,
Nous nous retrouvons le [jour] à [heure], en [lieu précis], pour un petit-déjeuner d'équipe livré par un traiteur : viennoiseries, fruits, jus et café. Durée prévue : [30 à 45 minutes].
Merci de répondre avant le [date limite] en indiquant votre régime (végétarien, vegan, sans gluten) pour que chacun trouve son compte.
[Prénom]
Quel modèle d'invitation pour un pot de fin d'année en entreprise ?
Ce modèle sert un pot de fin d'année ouvert à toute l'entreprise. Envoyez-le trois semaines avant, avec une date limite de réponse : le cocktail se commande sur un effectif confirmé. Indiquez l'heure de la prise de parole et l'heure de fin.
Objet : Pot de fin d'année le [jour] à [heure] : merci de répondre avant le [date]
Bonjour à tous,
Pour clore [l'année], nous nous retrouvons le [jour] de [heure] à [heure], en [lieu précis], autour d'un cocktail. [Prénom du dirigeant] prendra la parole à [heure].
Merci de confirmer votre présence avant le [date limite] et d'indiquer votre régime alimentaire. La tenue est [libre].
Au plaisir de vous y retrouver,
[Prénom, fonction]
Quel modèle d'invitation pour un afterwork ?
Un afterwork se joue en fin de journée : l'heure de début et surtout l'heure de fin doivent apparaître dès la première ligne. Ce modèle est volontairement court et informel, à adapter au ton de votre équipe, tutoiement compris, sans y ajouter de programme.
Objet : Afterwork d'équipe le [jour] dès [heure], en [lieu]
Bonjour à tous,
Rendez-vous le [jour] à partir de [heure], jusqu'à [heure], en [lieu précis], pour un afterwork : bouchées salées et sucrées, boissons sans alcool.
Merci de répondre avant le [date limite], avec votre régime alimentaire éventuel.
À [jour] !
[Prénom]
Quel modèle d'invitation pour la cérémonie des vœux de janvier ?
Pour les vœux de janvier, l'invitation doit donner l'heure du discours et la durée de l'ensemble : 1 h 30 en général, avec accueil, discours, toast et buffet. Prévoyez une ligne pour les collègues à distance, avec le lien de connexion, si l'entreprise compte plusieurs sites.
Objet : Cérémonie des vœux : [jour] à [heure], en [lieu]
Bonjour à tous,
[Prénom du dirigeant] présentera les vœux de [l'entreprise] le [jour] à [heure], en [lieu précis]. L'accueil débute à [heure] ; le discours est suivi d'un toast et d'un buffet jusqu'à [heure].
Merci de confirmer votre présence avant le [date limite], avec votre régime alimentaire éventuel. [Pour les collègues à distance : lien de connexion.]
Cordialement,
[Prénom, fonction]
Quel modèle d'invitation d'un client à un petit-déjeuner ?
Cette invitation s'adresse à des clients ou à des partenaires : vouvoiement, programme en deux lignes et petit-déjeuner livré par un traiteur, annoncé sans détail. Demandez une confirmation par retour de mail, avec le régime alimentaire, pour commander sur un effectif fiable.
Objet : Invitation : petit-déjeuner [thème] le [jour] à [heure]
Bonjour [Prénom],
Nous avons le plaisir de vous inviter à un petit-déjeuner le [jour] à [heure], à [adresse complète], autour de [thème]. Accueil à [heure], intervention de [nom] à [heure], échanges jusqu'à [heure].
Un petit-déjeuner livré par un traiteur vous sera servi. Merci de confirmer votre venue avant le [date limite] en répondant à ce mail, en précisant un éventuel régime alimentaire.
Cordialement,
[Prénom, fonction, entreprise, téléphone]
Quel format de traiteur derrière chaque invitation ?
Chaque invitation correspond à un format, de 6 € HT par personne en pause gourmande à 40,90 € HT en cocktail de 12 pièces. La livraison est de 29 € HT par livraison à Paris et dans les communes proches ; le petit-déjeuner complet de 12 à 16 € HT s'entend plus la livraison.
| Invitation | Format adapté | Prix HT par personne |
|---|---|---|
| Pot de départ, pot de bienvenue | Pause gourmande | dès 6 € |
| Petit-déjeuner d'équipe | Petit-déjeuner Classique | dès 8 € |
| Petit-déjeuner client | Petit-déjeuner complet | 12 à 16 € |
| Afterwork, pot de fin d'année | Cocktail de 8 pièces | 29,90 € |
| Retraite, vœux | Cocktail de 12 pièces | 40,90 € |
Pour chiffrer le pot, voir organiser un pot de départ en entreprise et le pot de départ à la retraite.
Quelles erreurs éviter dans une invitation ?
- Un objet vague : « Pot vendredi » ne dit ni le motif ni l'heure ; écrivez l'occasion, le jour et l'heure.
- Aucune heure de fin : chacun ignore s'il peut revenir à son poste ensuite.
- Pas de date limite de réponse : la commande se fait sur l'effectif confirmé, pas sur la liste d'invités.
- Aucune relance : relancez à J-3, puis commandez la veille avant 14h.
La check-list complète est dans la check-list de l'office manager pour commander un traiteur.
Questions fréquentes sur les modèles d'invitation
Que mettre dans une invitation à un pot de départ ?
Cinq informations : le motif dans l'objet, le jour avec l'heure de début et de fin, le lieu précis, la date limite de réponse avec les régimes alimentaires, et un contact. Ajoutez une ligne sur le cadeau commun si une cagnotte est ouverte, avec le nom du référent.
Combien de temps avant envoyer une invitation pour un pot ou un petit-déjeuner ?
Trois semaines avant pour un cocktail ou un pot de fin d'année, une semaine avant pour un petit-déjeuner ou une pause. Demandez la réponse au plus tard 3 jours avant la date, relancez ce jour-là : la commande ferme se passe jusqu'à la veille 14h.
Comment demander les régimes alimentaires dans une invitation ?
Dans le même mail, en une phrase : « merci de préciser votre régime (végétarien, vegan, sans gluten, allergie) ». Demandez la réponse par retour de mail. Le nombre de convives concernés se transmet à la commande, pas le jour de la livraison.
Comment rédiger une invitation à un petit-déjeuner d'entreprise ?
Donnez le jour, l'heure de début, la durée de 30 à 45 minutes, le lieu précis et la date limite de réponse. Citez « petit-déjeuner livré par un traiteur » sans détailler le menu ni le prix. Demandez le régime alimentaire en une phrase.
Faut-il citer le traiteur ou le menu dans l'invitation ?
Une mention suffit : « petit-déjeuner livré par un traiteur » ou « cocktail ». Ne détaillez ni les pièces ni les prix. Le menu intéresse l'office manager, pas les invités, et une liste longue déplace l'attention de l'information utile, le jour et l'heure.
Jusqu'à quand commander après avoir reçu les réponses ?
Jusqu'à la veille 14h, pour une livraison dès 6h30 du lundi au vendredi. À partir de 50 personnes ou pour plusieurs sites, un préavis de 48 h est recommandé. Le devis est remis sous 24 h, avec un minimum de commande de 50 € HT.
Comment demander un devis après vos invitations ?
Indiquez la date, l'effectif confirmé, l'adresse et les régimes recensés : le devis est remis sous 24 h, avec facturation entreprise, TVA et bon de commande accepté, et la livraison est possible dès 6h30 du lundi au vendredi. Demandez votre devis. Tarifs L'Écrin Traiteur, octobre 2026.
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