Organiser une inauguration d'entreprise : déroulé, budget traiteur et invités

Une inauguration d'entreprise tient en 2 heures : 30 minutes d'accueil, 15 minutes de discours, 45 minutes de visite, puis 30 minutes de cocktail, le buffet restant ouvert du début à la fin. Avec La Réception à 40,90 € HT par invité, le budget traiteur est de 1 983,30 € HT pour 40 invités, boissons sans alcool et livraison comprises. Voici le déroulé heure par heure, les formats, le budget pour 40, 80 et 150 invités et le rétroplanning de quatre semaines.

Quel déroulé pour une inauguration d'entreprise, heure par heure ?

Comptez 2 heures, de 18h à 20h ou de 12h à 14h pour une version déjeunatoire : accueil, discours, visite, puis cocktail. Les buffets sont dressés avant l'arrivée du premier invité, restent en libre-service pendant le discours et la visite, et les pièces sucrées se servent pendant le dernier quart d'heure.

Soirée	Midi	Moment	Côté restauration
17h15	11h15	Livraison et mise en place	Buffets dressés, boissons au frais, un point par zone
18h00	12h00	Accueil des invités	Boissons, premières pièces salées
18h30	12h30	Discours (15 minutes)	Buffet en libre-service
18h45	12h45	Visite des lieux par petits groupes	Un buffet à l'entrée, un au fond
19h30	13h30	Cœur du cocktail	Pièces salées consistantes, animation
19h45	13h45	Pièces sucrées et boissons chaudes, jusqu'à 20h00 (14h00)	Fin du service

Le plan des buffets dans des bureaux est détaillé dans le guide du cocktail d'inauguration de bureaux.

Quels formats choisir pour une inauguration d'entreprise ?

Quatre formats couvrent presque toutes les inaugurations : le cocktail apéritif à 29,90 € HT par invité (8 pièces), le déjeunatoire à 40,90 € HT (12 pièces), le dînatoire à 51,90 € HT (16 pièces) et la journée portes ouvertes, dès 6 € HT par visiteur et par pause.

Format	Durée	Pièces par personne	Formule catalogue	Prix HT par invité
Cocktail apéritif, fin de journée	1 à 2 h	6 à 8	L'Invitation	29,90 €
Cocktail déjeunatoire	1h30 à 2 h	12 à 14	La Réception (12 pièces)	40,90 €
Cocktail dînatoire	2h30 à 3 h	16 à 18	La Célébration (16 pièces)	51,90 €
Journée portes ouvertes	Visiteurs en continu	1,5 à 2 pièces sucrées par pause	Pause gourmande	dès 6 €

La Réception est la formule la plus choisie des cocktails d'entreprise, et celle à retenir pour recevoir clients et partenaires. Les compositions sont sur la page cocktails, les repères par occasion sur celle du cocktail d'entreprise à Paris.

Quel budget traiteur pour une inauguration de 40, 80 ou 150 invités ?

Avec La Réception, comptez 1 665 € HT pour 40 invités, 3 301 € HT pour 80 et 6 164 € HT pour 150, livraison comprise et hors boissons. Le calcul est le prix par invité multiplié par l'effectif, plus 29 € HT pour une seule livraison.

Formule	40 invités	80 invités	150 invités
L'Invitation (8 pièces, 29,90 €)	1 196 + 29 = 1 225 €	2 392 + 29 = 2 421 €	4 485 + 29 = 4 514 €
La Réception (12 pièces, 40,90 €)	1 636 + 29 = 1 665 €	3 272 + 29 = 3 301 €	6 135 + 29 = 6 164 €
La Célébration (16 pièces, 51,90 €)	2 076 + 29 = 2 105 €	4 152 + 29 = 4 181 €	7 785 + 29 = 7 814 €

Les boissons s'ajoutent. Pour un cocktail de 2 heures, comptez 4 boissons par invité : 1 flûte de Chardonnay 0 % à 16,90 € HT la bouteille de 75 cl (6 flûtes), 2 verres de jus à 9,50 € HT le litre (5 verres) et 1 verre d'eau à 4,80 € HT la bouteille de 75 cl (4 verres).

Invités	Chardonnay 0 %	Jus	Eau	Boissons	Total avec La Réception et 1 livraison	Par invité
40	7 bouteilles : 118,30 €	16 L : 152,00 €	10 bouteilles : 48,00 €	318,30 €	1 636 + 318,30 + 29 = 1 983,30 €	49,58 €
80	14 bouteilles : 236,60 €	32 L : 304,00 €	20 bouteilles : 96,00 €	636,60 €	3 272 + 636,60 + 29 = 3 937,60 €	49,22 €
150	25 bouteilles : 422,50 €	60 L : 570,00 €	38 bouteilles : 182,40 €	1 174,90 €	6 135 + 1 174,90 + 29 = 7 338,90 €	48,93 €

L'hypothèse est une seule livraison de 29 € HT, boissons comprises. Une seconde livraison ou un second site ajoute 29 € HT. Commandez sur les présents confirmés, avec 10 % de marge.

Quel rétroplanning pour organiser une inauguration en 4 semaines ?

Une réception d'envergure se prépare 3 à 4 semaines à l'avance, même si le devis revient sous 24 h. Voici huit étapes, de J-28 au jour J ; la commande elle-même, de J-7 à J+1, est dans la checklist de l'office manager.

1. J-28 : cadrer l'inauguration et demander le devis. Fixez la date (un jour de semaine, la livraison se fait du lundi au vendredi), le format, le nombre d'invités et le budget par invité, puis demandez le devis : il revient sous 24 h.
2. J-21 : envoyer les invitations. Indiquez l'heure de début et de fin, l'adresse, l'accès et la date limite de réponse. Un cocktail de 2 heures se cale de 18h à 20h ou de 12h à 14h.
3. J-14 : valider la formule et les options. Choisissez entre L'Invitation, La Réception et La Célébration, puis décidez de l'animation culinaire et des boissons sans alcool. Signez le devis.
4. J-10 : fixer le plan des buffets et le parcours de visite. Placez un buffet à l'entrée et un au fond des locaux, évitez les couloirs et les abords de l'ascenseur, et prévenez l'accueil de l'immeuble de l'heure de livraison.
5. J-7 : relever les réponses et les régimes. Comptez les présents confirmés et le nombre d'invités par régime (végétarien, vegan, sans gluten). Toute la carte est halal et sans porc par défaut, sans supplément.
6. J-2 : confirmer l'effectif final. Un préavis de 48 h est recommandé à partir de 50 personnes ou pour plusieurs sites. Ajoutez 10 % de marge sur l'effectif confirmé.
7. J-1 avant 14h : faire le dernier ajustement. La commande se passe jusqu'à la veille 14h : transmettez l'effectif et les régimes définitifs avant cette heure.
8. Jour J : réceptionner et installer. Désignez une personne présente à la livraison, demandez la livraison au moins 30 minutes avant l'arrivée des invités et installez les buffets : la livraison n'inclut ni l'installation ni la reprise du matériel.

Comment organiser une journée portes ouvertes d'entreprise ?

Pour une journée portes ouvertes de 10h à 17h, prévoyez une pause gourmande par visiteur attendu, livrée en deux fois : 418 € HT pour 60 visiteurs, soit 6,97 € HT par visiteur. Le calcul : 60 × 6 € = 360 €, plus 2 livraisons de 29 € HT.

Les visiteurs arrivent au fil de la journée : un cocktail à heure fixe ne convient pas. Placez un point d'accueil renouvelé à 10h et à 14h30, et organisez des visites par créneaux de 30 minutes. Pour du café en continu, un thermos de 1 L sert 6 tasses : 10 thermos pour 60 visiteurs, soit 195 € HT.

Quelles idées pour marquer une inauguration d'entreprise ?

Quatre idées donnent aux invités un point de rendez-vous, chacune avec un coût connu.

• Une animation culinaire : plancher de 600 € HT, soit 15,00 € par invité à 40, 7,50 € à 80 et 4,00 € à 150. Découpe de saumon frais, mini burgers ou bar à mocktails : voir les animations culinaires.
• Un bar sans alcool : le Chardonnay 0 % à 16,90 € HT la bouteille pour trinquer.
• Deux buffets plutôt qu'un : un à l'entrée, un au fond des locaux.
• Un coffret pour les invités clés : 10 coffrets de 10 madeleines à 24,90 € HT coûtent 249 € HT. Voir les coffrets cadeaux.

Quelles erreurs éviter pour une inauguration d'entreprise ?

• Fixer l'inauguration un week-end : la livraison se fait du lundi au vendredi, dès 6h30.
• Compter les invités plutôt que les présents : commandez sur les confirmés, plus 10 %.
• Couper le service pendant le discours : une partie des invités arrive encore.
• Oublier les boissons dans le budget : 318,30 € HT pour 40 invités.
• Prendre une animation sous 20 invités : le plancher de 600 € HT dépasse 30 € HT par invité.

Questions fréquentes sur l'organisation d'une inauguration d'entreprise

Pour un budget calé sur votre date, votre lieu et votre liste d'invités, demandez votre devis : réponse sous 24 h, livraison dès 6h30 à Paris et en Île-de-France. Tarifs L'Écrin Traiteur, octobre 2026.